Getting Started
Terdapat 3 bagian dalam system ini, yaitu:
- Lists & Subscribers: adalah kumpulan email account yang dikelompokan dengan tujuan tertentu untuk mempermudah pada saat pengiriman email newsletter maupun promotion
- Campaigns: adalah email campaign dengan tujuan email tertentu dan target user tertentu dengan waktu pengiriman tertentu
- Reports: laporan untuk setiap campaign yang sudah dilakukan, meliputi: jumlah yang terkirim, dll
Langkah awal yang diperlukan adalah mempersiapkan Lists & Subscribers, kemudian baru dilanjutkan ke bagian Campaigns dan seterusnya yang akan dijelaskan lebih detil setelah bab ini.
Step 1 : Mempersiapkan List Subscribers
Pada menu sebelah kiri, klik View all list pada bagian List & Subscribers, terdapat informasi list/subscriber seperti berikut:
Klik tombol add a new list, beri nama yang sesuai untuk group subscriber, lalu tekan tombol Add
Terdapat 2 bagian pilihan, yaitu :
- Import menggunakan CSV
- Input nama dan email secara manual
OPTION 1 : Import menggunakan CSV
Untuk mempercepat proses menambahkan email subscriber kedalam list, disarankan menggunakan feature Import via CSV file.
Setelah file yang berisikan daftar nama dan email sudah disediakan dalam bentuk CSV, tekan button "Browse" untuk mengambil file tersebut dan tekan tombol "Import" untuk meng-import kedalam system.
OPTION 2 : Import Manual
Jika mau menggunakan proses manual input, isi pada bagian yang disediakan menggunakan format : nama,email
Subsriber Details
Jika sudah memasukkan data subscriber, maka screen akan menampilkan statistik seperti berikut ini :
Step 2 : Membuat Campaigns
Klik All Campaigns di menu sebelah kiri. Module ini merupakan module utama yang akan sering dipergunakan untuk distribusi newsletter, promotion dan lain sebagainya baik yang terjadwal maupun secara langsung
Pada module ini akan ditampilkan semua campaigns yang tersedia, berikut fungsi dari setiap kolom data:
- Nama Campaign : pada kolom ini terdapat nama campaign:
- Apabila campaign belum aktif maka terdapat status “Draft” pada nama campaign
- Untuk mengubah campaign dapat dengan meng-klik nama campaign ataupun tautan “Edit”
- Recipients : jumlah email yang dikirim berdasarkan List yang dipilih
- Sent : tanggal dan jam campaign tsb dikirim
- Unique Opens : jumlah email yang telah dibuka oleh penerima
- Unique Clicks : jumlah kliks yang dilakukan oleh penerima dalam merespon email campaign tsb
- Duplicate : untuk menduplikasi campaign yang ada, biasanya dilakukan untuk pembuatan campaign yang mirip dengan yang sudah ada
Untuk memulai, klik tombol "Create & Send Campaign".
Jika mau memulai dari email kosong, jangan pilih template. Gunakan template jika ingin mengatur tampilan dengan susunan email yang telah ditentukan.
Berikut adalah step-step yang perlu dilakukan pada halaman ini :
- Select template : Tidak harus digunakan. Jika mau mulai dari tampilan kosong, di skip saja.
- Subject : Isi dengan subject yang diinginkan -> tema campaign, contoh : JRock New Album
- From Name : Isi dengan nama yang dikehendaki -> bisa diganti contoh : Aquarius Digital Promotion
- From Email : Tidak dapat diganti, skip.
- Reply To Email : Masukkan email yang akan dituju jika subscriber mau merespon (reply) email campaign-nya, diubah jika perlu saja.
- Attachment : Hanya 1 attachment dapat digunakan, sebaiknya file-nya di zip dahulu jika terdapat banyak attachment.
Jika file melebihi dari 1 MB disarankan menggunakan Amazon Cloud (diterangkan pada bagian tips 1 : menggunakan Amazon Cloud)
- Isi email
- Pilih status Track opens: secara default status untuk isian ini adalah Yes, karena sangat berguna untuk mengetahui jumlah email yang dibuka oleh penerima, set pada pilihan Yes
- Pilih status Track clicks: secara default status untuk isian ini adalah Yes, karena sangat berguna untuk mengetahui jumlah email yang di-klik oleh penerima, set pada pilihan Yes
- Jika isian selesai, tekan tombol "Save & next"
Step 3 : Kirim Campaign
Berikut adalah step-step optional sebelum mengirimkan campaign :
- Pada halaman ini user dapat melakukan Test pengiriman email untuk memastikan apakah isi email sudah sesuai yang dikehendaki.
- Tekan tombol “Test send this newsletter” untuk mengirimkan email testing
Berikut adalah step-step yang perlu dilakukan pada halaman ini :
- Pilih Subscriber List sebagai penerima campaign ini; jumlah list dapat dipilih lebih dari 1 (satu)
- Jika selesai, tekan tombol "Send newsletter now!"
4. Step 4 : Monitor Report
Jika campaign sudah di set untuk dikirim, setelah beberapa waktu jika campaign di click akan menampilkan report sebagai berikut :
Jika di klik maka akan menampilkan detail berapa yang terkirim, berapa yang dibuka atau gagal dikirim.
Tips 1 : Cloud File Attachment
Jika kita broadcast email menggunakan attachment yang cukup besar (1MB+), maka kita perlu berhati-hati karena kebanyakan server email bisa segera menempatkan server kita di blacklist. Untuk itu cara yang tepat untuk menghindari kita dari blacklist adalah menaruh file attachment kita di cloud server.
Step 1 : Buka S3 Browser
Jika belum ada di komputer maka download S3 browser dahulu dan install di komputer anda.
Jika sudah buka melalui start > program > s3 browser
Step 2 : Buat S3 Account ( skip jika sudah ada )
Jika sudah, akan tampil window seperti ini :
Isi dengan data sebagai berikut :
Account Name : aquarius-digital
Access Key ID : AKIAJ56THWBEAT3EINLA
Secret Access Key : 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
Dan setelah itu akan tampil data kita di cloud server amazon :
Step 3 : Upload File Attachment
Folder yang dapat di akses adalah aquarius-digital, masuk kedalamnya dan buat folder yang diinginkan, jika sudah buat struktur foldernya maka klik kanan untuk menampilkan opsi Upload File
Pilih Upload File, arahkan ke file yang akan dikirimkan. Klik Open. File akan di upload, informasinya dapat dilihat di panel bawah di bagian Tasks
Jika sudah terupload, maka akan tampil filenya di bagian file explorer di kanan atas
Step 4 : Set Public Permission
Jika sudah terupload, maka kita perlu set permission file tersebut menjadi public dan copy linknya untuk di taruh di email editor
Select File yang terupload
Di panel bawah, pilih ke tab/bagian permission
Note: jika tidak ada tombol make public/apply changes di bagian bawah. Mohon restart aplikasi
Lalu lakukan :
- Klik tombol make public di kiri bawah
- Klik tombol apply changes di kanan bawah
- Klik tombol copy untuk copy url
- Kembali ke form campaign, taruh url ke isian body email sebagai link download
Tips 2: Membuat Mass Mailing Friendly Email
Untuk membuat email kita terkirim dengan baik, kita perlu tambahkan beberapa hal dalam email composer kita.
1. Text only email
Email yang dikirim saat ini adalah HTML (ada format bold, link, dll), ada beberapa email client yang mengharuskan adanya text only email. Berikut ini adalah cara kita menambahkan text only email :
note: disebelah kiri ada bagian plain text, disitu diisi dengan isi yang kira-kira sama dengan email yang dikirimkan, nanti ketika di view akan menghasilkan plain text.
2. Unsubscribe link
Saat ini kita menggunakan sistem subscriber, dimana rata-rata email provider mempunyai rules jika kita broadcast email perlu dicantumkan link untuk unsubscribe. beberapa email provider besar mengharuskan link tersebut ada dalam email yang kita kirimkan. Berikut ini adalah cara menambahkan unsubscribe link :
- Ketik kata-kata pesan unsubscribe
- Block kata-kata tersebut, lalu tekan tombol link di toolbar.
- Pilih
<Other>
pada pilihan protocol dan isi[unsubcribe]
pada isian URL - Klik ok
Jangan lupa untuk menambahkan unsubsribe link di text only email
3. Test email sebelum dikirim
Untuk test apakah email kita valid untuk dikirim, bisa kita gunakan Mail tester dengan mengirimkan email kesana. Mohon di maksimalkan penggunaannya karena hanya dapat 3x kirim ke website tersebut setiap harinya.
Caranya adalah sebagai berikut :
- Jika sudah final mengenai isi emailnya, di bagian test email/pilih list.
- Buka website mail tester : http://mail-tester.com copy email yang disediakan oleh mereka. (jangan tutup websitenya)
- Paste di bagian test email(s), klik send
- Jika sudah ada tanda email terkirim, kembali ke website mail tester, klik check score.
- Tunggu beberapa saat karena email sendang dalam perjalanan dan dianalisa oleh mereka.
- Jika sudah tampil, jika score cukup bagus maka boleh dikirim. (7-8 keatas)
- Send ke list yang bersangkutan
Note: terkadang ada seperti tanda blacklist, di ignore saja karena terkadang memang ada server amazon yang terblacklist